会計事務所応援 ブログ

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「一人で悩む職員」が増えないために

みなさん、こんにちは。

 

 

■新規契約時に、曖昧な条件で

   引き受けてしまった仕事

 

■お客様から一時的に頼まれ、

 いつの間にか常態化した仕事

 

■担当者個人の親切心から始まり、

 過剰サービス化してしまった仕事

 

■期限に間に合うよう、

 担当による丸受けが習慣化した仕事

 

会計事務所業界だけでなく

サービス業全般において、

 

「提供する範囲」を明確に定めることは

実に非常に難しいと思います。

 

あるいは、

例えば交通ルールのように、

 

明確な決まりごとはあっても

 

いざ路上に出てみると、

厳密に守ること自体が

困難を伴う場合も考えられます。

 

そんな状況下で、

百戦錬磨の経営者から、

折衝を苦手とする会計事務所の一職員が

頼み事をされれば、

 

時には折れてしまう場面が生じるのも

無理はありません。

 

ただし、

それらの隠れた業務負担は

しばらく経ったあとに表面化します。

 

引き受けた当人は、その責任感、義務感で

時間や体力を犠牲にしてでも

その問題に取り組んでいるはずです。

 

場合によっては“ただ働き”に近い

状況が続いているのかもしれません。

 

そんな本人しか知りえない

属人化されたお客様との関係性のまま

別の担当へと引継ぎとなれば、

 

後任となる職員の方は、

混乱と悲劇の連続になることは

間違いないでしょう。

 

それが事前に前任から伝えられている

事実ならまだしも、

 

お客様から伝えられて初めて知り、

(※お客様が少し話を盛っている事もありますが)

それがモチベーション低下に繋がっているケースを、

私はこれまでに全国で見てきました。

 

私自身も若いころには、

同様の経験があります。

 

 

数年前ですが、ある職員の方から

こんな話を聞く機会がありました。

 

「情報ゼロで引継ぎをされるのが本当にキツいです」

 

そこで、ご自身のように辛い経験をする後輩社員が

今後現れないように、

会計事務所とお客様とのコミュニケーション情報を記録する、

 

情報共有化ツール『私書箱』

※詳しくはこちらから

https://nmc-ao.jp/system/crpbs/shishobako/

 

導入活動をプロジェクトメンバーの一人として務められました。

※詳しくはこちらから(動画閲覧には無料会員登録が必要です)

https://nmc-ao.jp/shishobako_22022204/

 

仮にご自身の担当引き継ぎがしばらく発生しなかったとしても、

日々のお客様と担当者とのやり取りが、

所長先生や関係者との間でまったく情報共有されておらず、

「ブラックボックス」のまま続いていくことは、

決して良い状況とは言えませんし、リスクを伴います。

 

もちろんご自身が過去を振り返るための情報源としても、

役に立つことは間違いないでしょう。

 

このように「個人」ではなく「組織」として、

一件のお客様に対応してゆく体制づくりは、

人手不足が深刻化する昨今ますます

その重要性が高まっています。

 

担当者一人ひとりの日々の情報が、

日常業務のなかでリアルタイムに蓄積され、

引継ぎや問題解決のために役立てられていく仕組み。

 

みなさんの事務所でも、

検討してみてはいかがでしょうか。

 


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ペーパーレス化は“待ったなし”

みなさん、こんにちは。

私が、会計事務所における
ペーパーレス化への取り組みについて
一番昔の記憶として
残っているのは2004、5年頃。

私どものグループ、
エヌエムシイ税理士法人において、
それまでお客様に紙で提供してきた、
月次や決算関連資料をすべてCD-ROMに保存し、

データとしてお渡しするサービスへと
切り替わった時代です。


それまでのお客様へのアウトプットは、

表紙をつけ綺麗に製本された
目に見えるペーパー資料こそ
価値があると考えられてきました。


ところが、
あれから20年が経った現在でも、

当業界における「紙信仰」は実態として
あまり変わっていないのかもしれません。


事実、
ペーパーがデータに置き換わることが、
お客様から「サービス低下」と
評価されることを恐れて、
ペーパーレス化に踏み切れない
事務所がまだまだ多いのです。


では、所内業務に限って
ペーパーレス化が進んでいるかといえば、
決してそんなこともありません。


ここ数年の間でも、
書棚や書類保管スペース、外部倉庫などを
増強した事務所がいくつもありました。

所長先生も職員の方々も、

「データで確認するより、
 紙で見た方が楽なんだよね」

という意見が本音なのかもしれません。


それ故に、オフィス内で
大きな存在感を示すキャビネット、
重みでたわんだ書棚、
通路に置かれた段ボールやカゴ、
机上の紙の山はあいかわらず
見慣れた光景です。

在宅勤務スタイルが、
思いのほか根付かなかった理由も
そこにあるのでしょう。


さて、
今後電子帳簿保存法改正をきっかけとして、
ペーパーレス化をはじめとした
DXの動きは業界内で本格化してゆくのでしょうか。



話は変わりますが、

ここ数年で、
開業5年未満の若手税理士先生と
お話しする機会が何度かありました。

みなさん、開業の時点から

「紙信仰」どころか、
お客様先、事務所内、原始資料に至るまで、
紙を使うシーンが一切ない
業務フローが出来上がっていました。

こういったリテラシーの高い事務所が、
対応の遅れている昔ながらの事務所から
顧客を奪ってゆくのは
時間の問題かもしれません。


税務会計の分野で、
他に差別化を図るのには骨が折れますが、

ことDXの分野においては、
当業界で差別化を図るのは
実はそう難しいことではありません。


ただし、
そこで一番の足かせになるのは、
お客様先の環境ではなく、

所内でずっと続けてきた習慣を変えることに
抵抗感のあるベテランかもしれませんし、
場合によっては
所長先生ご自身かもしれません。


まずいの一番に取り組むべきは
ペーパーレス化かとは思いますが、

新しい時代に向けて、
新しい人材も活躍できる職場へと
ポジティブな気持ちで
変えていきたいものですね。

みなさんの事務所ではいかがでしょうか。
 


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事業承継に対するそれぞれの思い

 

みなさん、こんにちは。

 

昨年末になりますが、

創業70年以上の老舗会計事務所元所長先生に

インタビューする機会がありました。

 

私がその先生と初めてお会いしたのは

かれこれ20年近く前まで遡りますが、

 

当時二代目として所内業務改革の

陣頭指揮を執っていた先生もはや60代を迎え、

今後の事務所経営の存続について

ずっと頭を痛めておられたそうです。

 

このたび、国内最大手クラスの税理士法人グループに参画し、

元居た勤務税理士が所長に持ち上がるかたちで

事業承継に至りました。

 

深刻な人手不足やDX対策など、

税理士業界全体に大きな変革の波がおとずれるなか、

地元の有力事務所として刻んできた歴史、

お客様、職員の方々をどう守ってゆくのか、

次へと繋いでゆくべきか考え抜いた末の決断だったそうです。

 

NMC通信36号

 

詳しくはNMC通信第36号 P10~P15を参照。

https://nmc-ao.jp/nmc_newsletter36/

 

※閲覧には無料会員登録が必要です。

https://nmc-ao.jp/registration/

 

会計事務所の事業承継問題は、

全国的に「待ったなし」の状況になっているところも

少なくありません。

 

承継の考え方、収まるべきかたちは人それぞれだとは思いますが、

税務顧問契約が“継続すること”を前提としている以上、

仮に看板が替わるような事になったとしても、やはりサービスを

提供する側、提供される側双方ともに安心して続けていける

環境こそが最優先といえるのではないでしょうか。

 

大きな経営上の判断には賛否がつきものですが、

元所長、新所長が数年後に振り返って「あの時決断して

本当に良かった」と心から思える事務所に

なっていて欲しいと願うばかりです。

 

 


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