それは、宛名と差出人名です。
手紙だったら、宛名と差出人名を必ず書かなくてはいけないことはわかりますよね。
でも、これがメールになると、書かない学生さんが結構多いのです。
おそらく、若い人たちは、パソコンよりスマホ、メールよりLINEで慣れていることが大きな原因だと思います。
LINEだったら、送る相手を選ぶだけで、いちいち宛名を書いたり、自分も名乗る必要がないですよね。
その癖が、企業相手のメールでも出てしまうのですね。
実際、私が人事担当者をやっていたときも、誰から送られてきたメールか分からず、困ってしまったことがあります。
では、企業にメールを送るとき、宛名と差出人名はどのように書けばいいのでしょうか？
宛名と差出人名は、1行目と2行目に必ず書く
まず、1行目に宛名を書きます。
メールで宛名を書くのは、受け取った相手が、間違いなく自分宛に送られたメールなのだなと確認できる安心感のためでもあります。
相手の社名、部署名、氏名は、必ずもう一度確認して、間違いのないように書きましょう。
間違って書くと失礼に当たりますし、確認すればわかることを間違って書くと、不注意な人という印象を与えてしまうこともあるからです。
社名は、前株か後株かを気をつけてください。
つまり、「株式会社○○」か、「○○株式会社」かです。
氏名は、場合によっては書かれていなくて、「採用担当」とか書かれている場合があります。
この場合は、「採用ご担当者様」とします。
2行目で、自分を名乗ります。
名前だけでなく、大学名も書いてください。
学部学科名は書いても良いですが、必ずしも書かなくても良いです。
新卒採用活動の場合、大学名と氏名だけで判別できるからです。
以上について、例示すると次のようになります。
株式会社○○
人事部 採用ご担当者様△△大学の山田太郎と申します。
これは定型文として、メールの冒頭には必ず書くものだと憶えてください。
尚、末尾には署名を必ず書くという指導もありますが、私は、学生さんの場合は必ずしも必要ないかと思っています。
企業ですと、署名欄には住所や代表電話番号など、名刺に書くのと同じ内容の情報をメールに書いておくことが相手の役に立つことが多いのですが、個人の場合は、それらは個人情報ですので、必須でない場合は書かない方が良いからです。
目的は、メールを送ったあなたが誰なのか相手がすぐにわかること。それですから。
では、今日はこのへんで！
