紙のブログ

やることリストってどうしていますか？私は昔、手帳に全て書き込んでしまい、予定をタスクがごちゃごちゃになって見にくくなってしまったことがあります。

それを始めたのは予定やタスクが少なかった頃だったのでそのときは不自由していなかったんです。でも、段々と細かい予定が入ってきたり、タスクが増えてきたりして、これではいけない！と色々試行錯誤してきました。今回はそれについてお話します。

以前、全てのやることリストを、「〆切」や「やる予定の日」や、その週のフリースペースのような部分に記してみたことがあります。

悪くはなかったのですが、時間・日数のかかる作業が重なってきてしまったときや、やろうと思っていたけれどその日は忙しくてできなかったことなどを書き直さないといけないことが不便に感じました。

忙しくてできなかったときなどは、書き直すのも忘れていて直前に慌ててしまったりすることも。ですので、何か別の方法を考えないと、、、。と思っていました。

ある日、アレクサというスマートスピーカーを購入しました。声が出るのでオフィスでは使いづらいかもしれないのですが、こんな風に使えた、というお話です。

例えば、「アレクサ、9時50分に、『もうすぐ会議』って言って！」や、「アレクサ、10分後に『発送チェック』って言って！」

などと言っておくと、その時間に声でお知らせしてくれるので、時間の決まっている用事をそのときに忘れていてすっぽかしてしまうことがなくなります。

また、アプリで設定するのですが、「毎朝6:00に天気予報とニュースを読み上げる」という動作もできるのでそれも重宝しています。第1水曜日、などという設定もできるので、出社前に、資源ごみなどを出し忘れた！といった対策にもなり、便利です。

https://www.amazon.co.jp/meet-alexa/b?ie=UTF8&node=5485773051

そんな便利なアレクサですが、外では使いにくかったり、通知をしてくれているときにたまたま別室にいて気づかないと困る！ということもあったりします。

そんなタスクには、「リマインくん」がおススメです。これはLINE公式で、友達や企業のラインのように友達追加して使うことが出来ます。

リマインくんに、「〇〇について調べる」などと送ると、「いつ教えてほしい？」と聞いてくれるので、日付や時間を送ります。すると、そのときにLINEのメッセージで「〇〇について調べる」の時間だよ！などと、教えてくれるのです。

これも、「毎週木曜日の13:00」といった定期的な通知もできます。それに、グループLINEに招待して通知をしてもらうこともできるので、提出物や出欠などの〆切がよくあるようなLINEグループがあれば、便利ですね。

https://reminekun.com/

とは言え、アレクサもリマインくんも、「今ある仕事を整理しよう！」というときや、「来週これがあるから今すべきことは…？」といったことを考えるときなどには少し不向きです。タスクによって、手帳などにto doリストを作るほうがやりやすいこともありました。

また、スマホに初めから入っているアラーム機能も中々使えます。アラームは消すまで何度もスヌーズして鳴り続けてくれるので、絶対に忘れてはいけない予定や、アレクサのない部屋にいそうな時間帯などにセットしています。手動でとめないといけないので、鳴り続けられると困る場合は他の手段にしています。

タスク管理には、個人のライフスタイルや作業環境によって最適な方法が異なります。

手帳に全てを書き込むのが合っている方もいれば、スマートスピーカーやリマインダーアプリを活用して効率的にタスクを管理する方が合っているもいます。

そして、これらのツールは単独で使うのではなく、状況やタスクに応じて組み合わせて使うことで、大きな効果を実感できると思います。

今回の記事が、自分に合った方法を見つけ、日々の生活や仕事をスムーズに進めるための方法を、考えてみるきっかけになれば幸いです。

タスクのやり忘れを防止するツールの「使い分け」