出納・会計システムに不安がある自主管理の管理組合へ | 廣田信子のブログ

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マンションコミュニティ研究会、MSC㈱代表廣田信子より
日々のマンション生活やお仕事に、また人生にちょっとプラスになるストーリーをお届けしています。
一人ひとりが自分らしく活躍しながら、力を合わせることで豊かに暮らす、新しいコミュニティ型社会を目指して・・・

こんにちは! 廣田信子です。

 

少し前になりますが、

長年、自主管理を行ってきたマンションが

いよいよ高齢化で対応できなくなって

管理会社へ管理委託することになりました。

 

その管理を受託した管理会社から、

会計システムの移管が進まず、

難航しているという話を聞きました。

 

長年、

会計担当理事が独自のやり方で会計処理を行っていて、

管理費等を現金で受け取っている場合もあって、

未収金の額がはっきりしないのです。

そのため、長年、放置されているものもありました。

 

また、自動振替の変更手続きを進めようと思ったら

区分所有者がはっきりしない住戸が幾つかあります。

 

区分所有者の変更手続きが

きちんととられていないのです。

 

すでに亡くなった方の口座から

管理費等が引き落とされていたり、

 

口座の残金がなくなって引き落とせなくなって

滞納が続いているのに、

そのまま放置されていたりするのです。

 

会計帳簿の数字が合わない個所、

使途が不明なものもあります。

 

何とか、正常なシステムに乗せるのは

大変な作業だったといいます。

 

そのマンションは、

管理組合運営はしっかり行ってきていて、

決して、会計がいい加減だったわけではないのです。

 

ただ、今でこそ、

管理組合向けの会計ソフトもいくつかありますが、

 

そんなものがない時代から、

自分たち独自のやり方で会計処理の仕組みをつくり、

引きついてきたのです。

 

単年度会計なら、

それでも、なんとか回っていきますから

改善がなされずに今日まで来た…というこのなのです。

 

これまで、

何度か委託管理に切り替えようという話が出たのですが、

それに一番反対したのは、

会計担当理事だったといいます。

 

その会計担当理事が病に倒れ、

どうしようもなくなって、

管理会社への委託管理に切り替えたようです。

 

自主管理だと、

会計という面倒な仕事をしてくれている人に、

文句をいうのははばかられるという心理も働きます。

 

このマンションは、一定の規模があり、

管理を委託するだけの経済的余力があり、

それを受けてくれる管理会社もあったので、

よかったのですが、

 

経済的な事情等で、

委託管理に切り替えらない

自主管理マンションもあります。

 

その場合でも、会計システムだけは、

外部の目が入る、

きちんとしたものにした方がいいと痛感します。

 

実は、そういった自主管理マンションを

支援する会計システムがあります。

 

JS日本総合住生活(株)が

自主管理の管理組合向けに開発した

「ジェイエス・ウィズ」という「出納・会計サービス」です。

 

以前からこのサービスのことは知っていましたが

先日改めて、改良されたシステムの説明を聞いて

これはぜひ紹介しておきたいと思いました。

 

サービスの中には、下記の4つが含まれ、

業務委託費は、100戸までなら月額28,000円です。

 

1.管理費等の収納

指定金融機関による口座振替です。

業務委託費の中には振替手数料も含んでいます。

 

2.諸経費の支払い

管理費等収納口座(JS名義)、保管口座(管理組合名義)

からの支払いを行います。

 

3.会計報告書の作成

以下の会計帳票を作成し毎月送付します。

・収支計算書

・収支明細書

・収支月別集計表

・貸借対照表(総括)

・貸借対照表

・資金管理状況

・棟管理資金状況

・請求明細表

・入金明細表

・未入金残高明細表

・前受金勘定残高明細表

・預り金残高明細表

 

4.未納者への督促状送付

管理費等未納者に対し督促状(未納のお知らせ)を

毎月送付します

 

 

これらの出納・会計システムは、

基本的に管理会社と管理委託契約を結んでいる場合に

一般的に行われている仕組みと同じです。

 

各区分所有者の口座から引き落とされたお金は

まずJS名義の収納口座に入り、

 

1ヵ月分の支払いを終えた後、

管理組合名義の保管口座に入金されます。

 

1ヵ月間JSの口座に管理組合のお金がありますので、

その間の保証契約も結んでいて、

その費用も業務委託費の中に含まれます。

 

毎月提出される帳票は、実物を見ましたが、

非常に見やすくなっています。

 

何よりすべての数字が連動していますので、

ごまかしはもちろん記載間違いも起こりません。

 

支払いは全て、

管理組合からの理事長印を押印の出金承諾書に従って

手続きが行われ、

 

全てが記帳されますので、

おかしなところにお金が振り込まれて

それが隠匿されると言うような事はありません。

 

もう一つ、

これを行っているのが日本総合住生活(株)と言う管理会社が

URが大口株主である公的な色彩が強い民間会社であることも

安心材料の1つです。

 

ただし、

このシステムを機能させるためには、

区分所有者の異動情報や駐車場契約の変更情報等

引き落としの基本データをきちんと送らなければなりません。

 

管理委託契約を結んでいる訳ではないので、

そこは管理組合がきちんとしなければなりません。

 

また支払いについても

きちんとJSに対して書面で指示しなければなりません。

 

当たり前のことですが、

外部が入ることで、

その辺の情報管理や手続きをきちんすることになるのも

効果の一つだと思います。

 

つい内輪だといい加減になりがちなことを

きちんと進めていくためにも

外部が関わっていると言うことは、

とても大事なことだと思います。

 

自主管理を続けたいが、

出納・会計システムに不安がある管理組合は、

参考にしてください。

http://www.js-net.co.jp/manage/jswith.html

 

 

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