監事の仕事内容は会計監査だけではない！チェックリストで確認を！
マンション管理規約では、「監事」という役員を置くことが定められています。通常総会で「監査報告書」を読み上げるのが定番の「監事」ですが、「会計監査」はもちろん、「業務監査」も重要な監査であることはご存知でしょうか。チェックリストをダウンロードしてご確認頂くことをおすすめします。
■ 目次 ■
業務監査とは
マンションにおける「監事」の仕事内容は、「会計監査」だけなのではありません。会計監査とは、マンションの会計が正しく行われているのかをチェックする重要な仕事です。
管理会社による不正な横領事件が後を絶ちません。「大京アステージ名古屋支店で横領！管理組合がチェックすべきは？」や「国土交通省ホームページの監督処分を分析アレに注意」を参考にしてください。
「監事」は、「会計監査」に留まらずに、「業務監査」という重要な監査を行うことが必要なのです。具体的にどんなチェックを行えば良いのか綴ります。
「会計監査」については、「監事の役割とはまず会計監査！チェックリストで確認を！」を参照願います。
管理規約関係
マンションの管理規約が改正された場合には、最新の管理規約が保管されているでしょうか。管理規約の改正は、特別決議となりますので、通常総会又は臨時総会での議事録にきちんと記録されていることを確認します。議事録そのものの保管状況も確認が必要です。
マンションの管理規約がどこに保管されているのかを掲示板やフロントなどのマンション住民が分かる場所に掲げているでしょうか。Ｗｅｂを使って最新版を管理している場合には、電子ファイルが正しく最新になっているか確認が必要です。
万が一、最新版の電子ファイルがなくなってしまうことのないように、どこにバックアップが取得されているのかを確認することも必要です。
管理委託契約書
管理会社との管理委託契約書が締結されているのか確認が必要です。管理委託契約書の内容も含めて、重要事項説明書の保管状況を適切か確認が必要です。
総会関係
通常総会が行われていないという場合は論外です。総会の開催期日や招集通知は、管理規約に基づいた期間内に発信しているのか確認が必要です。総会の議事録には、議長並びに総会に出席した２名の住民が、署名と押印が行っているでしょうか。
臨時総会は、必要の都度、開催されているでしょうか。必要なければ無理に臨時総会を開催することはありませんが、本来臨時総会で住民の意思決定をすべきなのに怠っていることはなかったでしょうか。
通常総会や臨時総会の議事録は、保管すべき場所に保管されているでしょうか。保管場所を見やすい場所に掲示してあるでしょうか。
理事会関係
理事会は適切な頻度で定期的に行われているでしょうか。理事会の議事録にも、議長並びに総会に出席した２名の住民が署名と押印があるでしょうか。理事会の決定に基づいた業務が遂行されているでしょうか。理事会で決定した内容と異なった業務にはなっていないか確認が必要です。
維持管理関係
総会で承認された事業計画に基づいて、共用設備の維持管理が適切に行われているでしょうか。必要な点検（消防設備点検やエレベーター点検など）は実施され、関係する役所へ報告が行われているでしょうか。
修繕工事も事業計画に基づいて、実施されているでしょうか。報告書類は、きちんと保管が行われているでしょうか。行われた修繕は、マンションの保全のために適切に行われたでしょうか。
事業計画になかった突発的に修繕（例えば、台風による故障による修理）の場合、理事会の承認を受けて実施されているでしょうか。軽微な修繕の場合は、理事長一任と言うこともあり得るでしょうが、マンション毎のルールに則っているかがチェックポイントです。
長期修繕計画関係
長期修繕計画が作成されており、随時見直しが行われているか確認します。消費税が１０パーセントに増税になっても、見直されず同一金額の設定をしているとしたら、後々修繕積立金が不足することも考えられます。不都合が起きないためにも、随時の見直しは必須です。
図書保管関係
宅地建物取引業者から交付を受けた設計図書（竣工図面等）が、然るべき場所に保管されているか確認が必要です。竣工図面等がないと、大規模修繕工事の時に困ります。竣工図面等がない場合は、大規模修繕工事前までには準備できるように図書の管理を行うことをおすすめします。
帳票類の作成と保管
什器備品台帳や組合員名簿など、マンションの管理を行うに必要な帳票類の作成と保管が行えているでしょうか。竣工当初の物はあっても、時間の経過に伴い、什器が増えたり、組合員が売買によって変更になる場合が考えられます。適切な更新が行えているでしょうか。
損害保管関係
総会で承認された予算に基づいて、共用部分の火災保険や損害保険を契約しているでしょうか。契約期間はいつまでとなっているのか確認が必要です。過剰な保険に加入していることはないことを合わせて確認が必要です。
防災関係
マンションに防火管理者はきちんと選任されていますか。消防計画に基づいた災害対応（避難訓練や消火器の使用期限）が行えているでしょうか。消防設備点検の結果を消防署へ届けているでしょうか。消防署からの指摘は適切に対応しているでしょうか。
チェックリストのダウンロード
「会計監査」と「業務監査」のためのチェックリストは、ここからダウンロード願います。チェックリストには、どういう観点で「監査」を行うべきかも掲載しています。「監査」のためにお役立ち頂ければ幸いです。
■チェックリスト
■監 査 報 告 書
おわりに
マンション管理組合の「監事」は、普段は目立ちませんが、実は、「会計監査」と「業務監査」を行う重要な仕事内容が任されているのです。ですから、理事長よりも重職？であると言えるかもしれませんね。
「監事」だからと言って、会計に詳しいわけでもなく、マンション管理に詳しいわけではありません。誰でもきちんと「監事」の仕事ができるようにチェックリストに沿ってチェックできるとよいと思います。
「監事」の仕事内容や重要性を理解できずに、「監事」になってしまうことはマンションとしては、不幸な話です。管理会社は、「監事」の方に仕事内容を是非教えてあげてほしいと思います。
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