この習慣が無いから自分のパフォーマンスが上がらなかったと気が付いた夏。

ふと、自分の中で身につけたい思考習慣を見つけました。

それは、整理整頓と事前準備。

「今さらかい！」って思いますが、ボクの中では常に整理整頓と事前準備しておくことが、

自分のパフォーマンスに人一倍影響があることがわかったので、

何とかして習慣化したいんです。

なぜ、そんなことを感じたかと言うと、Outlookの使い方を変えたことにあります。

そのきっかけが何気なく本屋に入ったときに手にしたアウトルック最速仕事術という本。

ボクの中で、メール処理は大きな課題でした。

しかし、どこからどう手を付けて良いかわからず、ショートカットも使わず、

マウスでポチポチしながら、メールを探すのにも時間がかかり、

史上最強に効率が悪かったんです。

で、たまたま目にしたアウトルック最速仕事術。

試しに実践してみたら、メールに費やしていた時間が一気に削減できて、

メールボックスを見るたびに「うわ～。。」とテンションが下がることもなくなり、

パフォーマンスが上がったんです。ホントうれしい！

で、そのときに思ったんですね。

「やっぱ整理整頓はもちろん、事前準備だよな。」と。

では、そもそも整理整頓とは何なのか？

このブログでも何度か書いていますが、

整理とは、必要と必要で無いものに分けて、必要ないものを捨てること。
整頓とは、必要なときにサッと取り出せるように秩序立てて配置しておくこと。

です。

メールに関して言うと、お恥ずかしながら、整理整頓が全くできていませんでした。。。

特に、「秩序立てて」というのがとても重要。

いろんなメールが来るんですけど、「このメールは残しておいた方がいいな」となると、

その都度、どこのフォルダに入れようかを考えて、

入れようと思ったようなフォルダがなければ新しく作ったり、

新しく作ったら実はすでに似たようなフォルダがあったり、

そして結局どこに保管したかわからなくなり、

探すのにまた時間がかかり、テンションが下がるという負のスパイラル。。。

そこで、秩序立てるために、事前準備が必要だな、と。

事前準備とは、読んで字のごとく、事前に行う準備、下ごしらえ、下準備。

今回のメールの話でいけば、

このメールが来たらこうする、あのメールが来たらああする、

そういったようにメールが来る前から秩序立てておけばいいわけです。

ちなみに、アウトルック最速仕事術を読んで取り入れたルールは、

「メールは分類せずに、ひとつのフォルダにぶッ込んでおいて、必要なときに検索する」です。

これが、ものすごい威力を発揮しています。

この整理整頓をするために事前準備をするという考え方は他にも転用できて、

例えば新しいモノを買うときも、

これを買うことで必要なくなるものはなにか？

必要なくなるものは、捨てるか？誰かにあげるか？保管するか？

新しく買ったものはどこに置くか？

など、事前準備で決めておけば、新しいモノが増えても、取っ散らかることはありません。

ボクの場合、こうした事前準備が無いがゆえに、

何かあれば都度考えて、都度対応するので秩序が無くなり、

取っ散らかってしまい、取っ散らかると脳内のメモリを余計に喰ってしまい、

自分のパフォーマンスが低下するわけです。

アウトルックの整理整頓を機に、整理整頓と事前準備の習慣を身につけます。

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