【仕事】プレゼンやミーティングで批判されたときの対処方法
仕事のプレゼンや提案で意見を言われることは日常茶飯事です。
ちょっとしたアドバイスから真っ向否定のものまで様々。
そこまで言わなくてもと傷つくこともあったりイチャモンつけたいだけじゃないかとモヤモヤすることもあったり。
でも上手く対処すれば批判してきた人を味方につけることができるんです。
上手く対処するってどうやって?
それは頂いた意見を大なり小なり必ず自分の仕事に反映させることです。
私の体験談
以前、私の職場で年間試験計画をプレゼンする機会がありました。
この試験をやるのは無駄だ、こうした方がいいんじゃないかなど、様々な意見が出されました。
私の所属する部署はプロジェクトの中心的立場を務めることが多いため、裁量の少なくフラストレーションを抱えた人がただやりこめたいだけの意図を感じる場面もありました。
そこで同部署の非常に優秀な先輩は、頂いた意見を受け入れ、試験計画にほぼ全て反映させたのです。
ここで重要なことは、先輩はただ意見を闇雲に取り入れるのではなく、自分の試験計画の本筋は変えず、端々で指摘された点をエッセンスとして取り入れていました。
イメージとしては自分の料理(試験計画)にスパイス(意見)を効かせるといったところでしょうか。
無駄と指摘されたら試験計画の一部をカット、こういう視点を取り入れた方がいいと言われたら、新たな視点を加えて内容を一部変更といった流れで粛々と修正していきました。
フィードバックまで抜かりなく
最後に先輩は改めて試験計画の修正案を共有したりプレゼンしたりするときに、指摘された意見を取り入れたことをさらりと説明しました。
意見を出した人は、例えやっかみ半分だったしても、自分のことを尊重してもらえたようで嬉しくなりますよね。
どの人も最終的にはその先輩の案に賛同し、一目置くようになりました。その見事な手腕で業務もスムーズに進み出しました。
異なる意見や批判を受け入れるには
自分と違う意見や批判を浴びると、どうしても反発心や怒りの感情が生まれやすいです。
自分は正しいと徹底的に言い負かしたくなることもあるでしょう。
しかし一度限りの付き合いならまだしも、同じ社内の人間同士なら関係が悪くなることは避けたいものです。
業務を円滑に進めるメリットをとり、頂いた意見はいったん全て受け入れるようにしましょう。
異なる意見や批判を受け入れるには、人間として成熟していなければいけません。
日頃から人として器を広げられるよう、意識して生活を送りたいですね。
【仕事】部下や後輩(または上司)の質問の対応方法
もし自分が部下や後輩、はたまた上司から業務上の専門知識の質問をされたら、どのように対応していますか。
私の職場の仕事が出来る先輩方は、ほぼ全員その場で回答するように努めていました。
今回は私が質問したときに大変有り難かった対応方法を具体的に紹介します。
質問内容の専門知識を把握している場合
その場で部下や後輩に対し回答します。
相手に興味があれば更に深掘りした内容をレクチャーしていいでしょう。
人に対して教えることで、自分の理解が深まります。
質問内容の専門知識を把握していない場合
ふわっとした曖昧な回答は役に立ちません。
その場でネット(グーグルスカラー等)や書物を調べ、必要な内容を抽出し、エビデンスを示しながら回答します。
これを繰り返すと部下や後輩からの信頼度も上がりますし、自分の知識も強化できる上、質問に答えられて自信もつくと思います。
ただし、これを業務の合間にこなすには実力が必要です。
質問の回答をするために本来の業務が疎かになっていては本末転倒です。
業務の合間に同僚の質問に対応するには
業務と同僚からの質問対応を両立するには、以下の力が必要だと考えられます。
- 文章の読解力
- 文章を素早く読み解く瞬発力
- 語学力
1~2は読んだ文章の量と質に比例すると仕事のできる先輩はお話していました。
つまり訓練によって身につけることが出来るということです。
仕事のできる人は1日にしてならず、ということです。
3については技術系の専門知識が書かれた文献は英語で書かれていることが多いため、挙げました。
専門的な文献は頻出ワードが偏っているため、これらを抑えると俄然読解力が上がると思われます。
質問対応は無駄ではない
部下や後輩、はたまた上司からの質問に対応することは信頼構築に繋がり、業務を円滑に進めることができます。
また自分の知識や説明力を強化することができたり、自分に自信を持つことが出来たりといいことずくめです。
もちろん自分の業務で手一杯のときもあるので、可能な範囲ですぐ対応できればいいですね。
ぜひ明日から有意義な質問対応をしましょう。
【仕事】トラブルの原因の調べ方
仕事にトラブルはつきもの。
解決したと思っても再発することがあり、原因をつきとめない限り長期間苦しめられることもしばしば。
私も自身が携わっていた業務で大きなトラブルが発生し、解決まで時間を要しました。
周りに詳しい人もおらず、精神・身体的にすり減りました。
出来ればスムーズに解決して本来の業務に集中したい。
そこで自身の経験から得たトラブルの原因を突き止めるヒントを挙げます（自戒の意味も込めて）。
私は技術系の業務にあたっていますが、その他業務にも応用できるかもしれません。
始めにとりかかること
業務が順調だったときと何か条件が変わっていないかリストアップする。
例) 材料の状態、担当者、試験環境etc
その場では分からない変化が生じている可能性があるので状況に応じて機器測定などする場合もあります。
例) 機械の不具合の確認、データ蓄積型温湿度計による測定etc
条件をリストアップするときには上司、共同担当者、前任者、更にその前の前任者に相談して意見をもらうとよいでしょう。
リストアップできたら
条件を元に戻せるなら一度戻し、状況が改善しないか検討しましょう。
元に戻せないなら出来るだけ近い条件に戻してみましょう。
このトライアンドエラーを繰り返して原因を突き止めます。
自分で戻せないことは他部署にお願いすることもあります。
注意点
原因は複数あるかもしれない
トラブルには複数の原因が関与している可能性があります。
一つだけと決めつけると、考察がこんがらがり、原因を突き止められなくなります。
仮説を立てたり結果から考察したりするときには注意してください。
マクロな視点で調べる
細かい視点で調べることに注力すると、大きな原因を見逃す可能性があります。
上記で述べたように、トラブルの原因は複数あるかもしれません。
しかし重箱の隅をつつくようなポイントにばかり気をとられていると重大な原因に気付かず、決定的な解決に至らないです。
優先度としてまずは大きな要素から取り掛かるようにしましょう。
自信がなくても周りの言葉を鵜呑みにしない
上司や同僚（特に圧が強めな人）が相談時にトラブルの原因を一方的に断定したり、候補の一つを否定することがあるかもしれません。
ですが少し待ってください。
その人はあなたの携わっている業務に本当に精通していますか。
もしかしたら直接作業をしたことがないかもしれませんし、直接作業をしていたとしても専門知識がおぼつかないかもしれません。
もちろんその場では相手の意見を否定しないでください。
アドバイスを頂いたら感謝をし、判断をするのは自分自身にしてください。
条件が本当に変わったか確かめる
自身が直接条件を変更しなかった場合、本当に変更されたのか確かめてください。
同僚がやってくれたと言っても、実は変わっていない可能性があります。
その場合、勘違いして痛い目に遭うのはこちら自身です。
私の場合
具体的に書くことは控えますが、私は部署を異動した年に、重要度の高い試験を担当することになりました。
定期的に行っている試験ですが、それが失敗続きになってしまったのです。
前任者は他部署に異動し、周りもあまり詳しくありません。
上司や前任者、同僚に相談し、共同担当者と試行錯誤しながら原因を突き止めようとしましたが、解決には至らず時間ばかりが過ぎていきました。
結果的には原因は複数あり、試験場の温度が制御出来なくなっていたことが一番の原因でした(めちゃくちゃ単純!!) 。
何でこんな簡単なことを見抜けなかったのか。
それは上記に挙げたように、原因が複数あることに考えが及ばず、試験が微妙に成功した空間と失敗した空間の違いにばかり注目し、試験場全体の温度という視点が抜け落ちていたから。
そして私より長く試験に携わっている共同担当者は温度が原因という点に否定的でした。
私も新任で自信がなく、その意見に従っていましたが、思慮が浅かったと反省しています。
更に上司に温度について相談したところ、他部署にかけあって試験場の温度制御をしておいたという旨を伝えてくれました。
それでも試験は失敗したため、温度が原因ではないと判断しました。
しかし実際は温度制御はなされていませんでした。
これはふと思い立ってデータ蓄積型の温度計を使用したときに判明しました。
それから改めて温度制御を完璧にしてもらったところ、一番大きな原因が改善されたため、他の細々としたトラブルの原因は残っているものの、おおよその試験は成功するようになりました (その他の原因についてはまた後日)。
いくら自信がなくても自分で責任をもって判断し、確認しないといけませんね。
全ては自身の未熟さが招いたことです。
トラブルの原因は案外単純なことかもしれない。
複雑な状況下で発生したと思われるトラブルも、紐解いたら単純なことが原因かもしれません。
とあるシステムトラブルでも原因はなんと機械の前にお湯の入ったボトルが置かれ、熱が伝わったことが原因だとかそんな話もあります 。
業務上でトラブルに陥った際、今一度単純な要素から原因を見直してみてはいかがでしょうか。
