【仕事】トラブルの原因の調べ方

仕事にトラブルはつきもの。

解決したと思っても再発することがあり、原因をつきとめない限り長期間苦しめられることもしばしば。

私も自身が携わっていた業務で大きなトラブルが発生し、解決まで時間を要しました。

周りに詳しい人もおらず、精神・身体的にすり減りました。

出来ればスムーズに解決して本来の業務に集中したい。

そこで自身の経験から得たトラブルの原因を突き止めるヒントを挙げます（自戒の意味も込めて）。

私は技術系の業務にあたっていますが、その他業務にも応用できるかもしれません。

始めにとりかかること

業務が順調だったときと何か条件が変わっていないかリストアップする。

例) 材料の状態、担当者、試験環境etc

その場では分からない変化が生じている可能性があるので状況に応じて機器測定などする場合もあります。

例) 機械の不具合の確認、データ蓄積型温湿度計による測定etc

条件をリストアップするときには上司、共同担当者、前任者、更にその前の前任者に相談して意見をもらうとよいでしょう。

リストアップできたら

条件を元に戻せるなら一度戻し、状況が改善しないか検討しましょう。

元に戻せないなら出来るだけ近い条件に戻してみましょう。

このトライアンドエラーを繰り返して原因を突き止めます。

自分で戻せないことは他部署にお願いすることもあります。

注意点

原因は複数あるかもしれない

トラブルには複数の原因が関与している可能性があります。

一つだけと決めつけると、考察がこんがらがり、原因を突き止められなくなります。

仮説を立てたり結果から考察したりするときには注意してください。

マクロな視点で調べる

細かい視点で調べることに注力すると、大きな原因を見逃す可能性があります。

上記で述べたように、トラブルの原因は複数あるかもしれません。

しかし重箱の隅をつつくようなポイントにばかり気をとられていると重大な原因に気付かず、決定的な解決に至らないです。

優先度としてまずは大きな要素から取り掛かるようにしましょう。

自信がなくても周りの言葉を鵜呑みにしない

上司や同僚（特に圧が強めな人）が相談時にトラブルの原因を一方的に断定したり、候補の一つを否定することがあるかもしれません。

ですが少し待ってください。

その人はあなたの携わっている業務に本当に精通していますか。

もしかしたら直接作業をしたことがないかもしれませんし、直接作業をしていたとしても専門知識がおぼつかないかもしれません。

もちろんその場では相手の意見を否定しないでください。

アドバイスを頂いたら感謝をし、判断をするのは自分自身にしてください。

条件が本当に変わったか確かめる

自身が直接条件を変更しなかった場合、本当に変更されたのか確かめてください。

同僚がやってくれたと言っても、実は変わっていない可能性があります。

その場合、勘違いして痛い目に遭うのはこちら自身です。

私の場合

具体的に書くことは控えますが、私は部署を異動した年に、重要度の高い試験を担当することになりました。

定期的に行っている試験ですが、それが失敗続きになってしまったのです。

前任者は他部署に異動し、周りもあまり詳しくありません。

上司や前任者、同僚に相談し、共同担当者と試行錯誤しながら原因を突き止めようとしましたが、解決には至らず時間ばかりが過ぎていきました。

結果的には原因は複数あり、試験場の温度が制御出来なくなっていたことが一番の原因でした(めちゃくちゃ単純!!) 。

何でこんな簡単なことを見抜けなかったのか。

それは上記に挙げたように、原因が複数あることに考えが及ばず、試験が微妙に成功した空間と失敗した空間の違いにばかり注目し、試験場全体の温度という視点が抜け落ちていたから。

そして私より長く試験に携わっている共同担当者は温度が原因という点に否定的でした。

私も新任で自信がなく、その意見に従っていましたが、思慮が浅かったと反省しています。

更に上司に温度について相談したところ、他部署にかけあって試験場の温度制御をしておいたという旨を伝えてくれました。

それでも試験は失敗したため、温度が原因ではないと判断しました。

しかし実際は温度制御はなされていませんでした。

これはふと思い立ってデータ蓄積型の温度計を使用したときに判明しました。

それから改めて温度制御を完璧にしてもらったところ、一番大きな原因が改善されたため、他の細々としたトラブルの原因は残っているものの、おおよその試験は成功するようになりました (その他の原因についてはまた後日)。

いくら自信がなくても自分で責任をもって判断し、確認しないといけませんね。

全ては自身の未熟さが招いたことです。

トラブルの原因は案外単純なことかもしれない。

複雑な状況下で発生したと思われるトラブルも、紐解いたら単純なことが原因かもしれません。

とあるシステムトラブルでも原因はなんと機械の前にお湯の入ったボトルが置かれ、熱が伝わったことが原因だとかそんな話もあります 。

業務上でトラブルに陥った際、今一度単純な要素から原因を見直してみてはいかがでしょうか。