退職者のメールデータを残す場合、保持機能が利用できるライセンスがある場合は、以下の記事でも紹介しております非アクティブなメールボックスで残すことが可能です。
非アクティブなメールボックスは、ライセンスが解放されますので、実質、ライセンスを利用せずにアイテムを残すことができます。
ただし、Exchange Online Plan1 のライセンスを付与しているユーザーなど保持機能が有効化できない場合は、非アクティブなメールボックスとすることができません。
その場合の方法としてふたつの方法をご紹介したいと思います。
共有メールボックスを利用する方法
ライセンスを利用せずに退職したユーザーのメールデータを残す場合、共有メールボックスに変換することで可能です。
ただし、メールボックスとして存在している状態となるので、アイテムを誤って削除し、完全削除された場合は復元することができません。
また、メールボックスが無効化されているわけではないので、そのアドレス宛にメールが送信された場合、メールを受信するので送信元に配信不能通知(NDR)は返されません。
共有メールボックスの送受信を禁止する場合はトランスポートルールを作成することで可能です。
コンテンツの検索でPSTファイルをエクスポートしローカルへ保存する方法
データを保管するという観点であれば、[コンテンツの検索] にて PST ファイルにエクスポートし、ローカル上にバックアップを取っていただく方法であれば、PST ファイル自体を削除しない限りはデータの保存が可能であり、送受信についても制限された状態となります。
また、アイテムを閲覧する場合は、Outlook クライアントで PST ファイルを開くことで可能です。