テレワーク、集中できない&仕事、終わらない……。時間管理にはTogglがおすすめ

こんにちは。ケイ (@kei_nomad) です。

テレワークしていると、ついついだれてしまいますよね。
そして、夜になって「ああ……昼間にYouTubeを見るんじゃなかった……」と罪悪感と共に作業を始めてしまうという。
仕事を効率よく終わらせるための一歩は、まず自分がどんな作業に時間を費やしているのかという作業時間の可視化です。
この記事では、時間管理(タイムトラッキング)におすすめなサービス、「Toggl」を紹介します。 

なぜリモートワーク(テレワーク)は集中できないのか？

上記でも書きましたが、リモートワークって集中できませんよね。
下記では、その代表的な理由を紹介します。

家にはたくさんの誘惑がある

家にいると、テレビやお気に入りの本、ゲームなどがあると思います。
「ちょっと疲れたなぁ……」と思ったときに、目の前にゲームがあったらどうなるでしょうか。
遊びたくなりますよね。
「いやいや。今は仕事中だから」と我慢していても、きっとちらちらゲームが頭の中をよぎり、無駄に精神力も消耗してしまうことでしょう。

「仕事モード」に切り替わらない

朝起きて、「どうせ外に出ないし……」と思って、パジャマのまま仕事開始。
でも、なんか寝起きで頭がぼーっとしたまま。
顔を洗っても、寝間着のままだとなんだか気分が変わらない。
そんな経験をされている方も結構いると思います。
仮に着替えたとしても、(特にワンルームに住んでいると)リラックスする空間と仕事する空間が一緒だと、なんだか集中できません。

周りの目がない

「家だし、自分しかいないし、だらだらしてても誰も文句言わないし」と思って、ついつい怠けてしまう。
図書館での勉強が捗るのと逆の現象ですよね。
家にいると、どうしても周りの目がないため、自分にあまくなってしまいます。

仕事で時間管理を行うメリット

さて、上記のような問題の解決には、どこか外、例えばカフェ等に行って仕事するのも手ですが、もう一つ良い方法があります。
それは、タスク管理と時間管理です。
前者はこの前に書いたのでそちらを読んでもらうとして、今回は時間管理の方法について説明します。
下記では、なぜ時間管理が仕事に集中するのに良いのかを説明します。

予想以上に自分が集中していないことがわかるようになる

そもそも、テレワークをしていようとしていまいと、業務時間に集中して作業している時間というのは結構短いです。
8時間労働のうち、集中しているのは「たった3時間」という説もあります。
そしてこれは、私の実感とも一致しています。
会社で働いているとき、皆さん、タバコ休憩とか、ネットのニュースサイトを眺めている時間、どのくらいありましたか？
正確に計ってみたことありますか？
でも、これはサラリーマンとして働いている方には良いことでもあります。
なぜなら、今までやっていたことが集中して行えばたった3時間で済むということがわかりますからね。

隙間時間が結構あることに気がつく

作業時間を計測していくと、「あ、この作業とあの作業の間、30分何もしてなかったな……何してたっけ？」という気づきが生まれます。
隙間時間が悪いわけではありませんが、どこに隙間時間があって、何をしていたのかが意識的に把握できるようになるので、今後はその時間をどう活用するのかに目を向けられるようになります。

時間の見積もり精度が上がる

作業をしていて、「この作業、思ったり時間かかったなorかからなかったな」と思うことはありませんか？
でも、こういうのってかなり主観的なので、実際の作業時間と結構ズレがあります。
ズレがあるということは、次から同じ作業をする際に、間違った時間見積もりをしてしまい、間違ったスケジュールになり、最終的には「予定通りに仕事が終わらない！」ということになります。
ズレを最低限にするには、正確な時間を計測してそこから予想をすることが重要です。

時間管理をすると、「集中しよう」という意識になる

時間管理アプリでタイムトラッキングして、実際に時間がリアルタイムでログされていくのが見えると、気分が切り替わって「作業をしなきゃ」という気分になります(人にもよると思いますが)。
やってみるとわかりますが、この効果って結構大きいです。
例えばですが、「このパズルを解いてください」と言われるより、「3分以内にこのパズルを解いて下さい」と言われた方が「がんばらなきゃ！」って気分になりません？

時間管理(タイムトラッキング)はTogglがおすすめ

というわけで時間管理の重要性を説明しましたが、私おすすめのタイムトラッキングツールはTogglです。
下記では、おすすめな理由を説明します。

使い方がとってもシンプル

リンク先開いて登録してもらったらわかりますが、基本的に「何をしているか」を書いて、再生ボタンみたいなやつを押すだけです。
止める時も、同じボタンをもう一度押せばOKです。
難しい操作は必要ありません。
本当にこれだけです。

さまざまなアプリやサービスと連携

Asana、Googleカレンダー、Todoistなど、100を超えるアプリやサービスと連携しています。
これにより、各サービス上からTogglを操作したりできます。
自分ですでに使っているサービスがないか調べてみましょう。

各種レポートを出しやすいので、後でレビューしやすい

TogglにはReport機能があり、各作業にどれだけ時間がかかっているのかをわかりやすいグラフで表示できます。
棒グラフ、円グラフなど、グラフィカルに表示できたり、どの項目をグラフに表示するのかといったことも細かく調節できるので、つっこんだ分析も可能です。

Togglと連携すべきサービス 

Togglの連携先としておすすめなのはTodoist

私がTodoistを使っているというのもあるんですが、極限までタイムトラッキングの手間を減らせるからです。
Todoist上のタスクの右隣にTogglボタンが出現するので、それを押すだけです。
やり方は公式サイトを見てください。 

躓きやすいポイントと対策

ただ、ちょっと癖があるので、下記では公式サイトに記載されておらず、なおかつググっても全く出てこなかった情報を記載します。 

TodoistのTogglボタンを押しても、Togglのプロジェクト名が自動で入力されない。

Todoistのプロジェクト名と、Togglのプロジェクト名は完全に一致している必要があります。
完全に一致していても、TogglかTodoist上でつくってすぐのプロジェクトも認識されないようです。
そういった時は、ブラウザを再起動すると正しく認識されるようになります。 

Clientが勝手に入力されるが、選ばれる基準は？

どうやら、Togglで過去に同じプロジェクトがあれば、それに合わせてClientも入力されるみたいです。
これを応用して、Clientはプロジェクトの性質別、例えば「Billable(お金の発生するプロジェクト)」「Non-Billable(お金の発生しないプロジェクト)」等を記入しておくと、有料プランでしか使えないような仕分けの仕方を無料プランでも柔軟に行えます。
私は上記の他に、「Investment(自己投資。お金じゃなくて、勉強とか)」を追加したりしています。
ログがたまっていけば、後でReport機能からClient別に表示してやれば、どんな性質の作業にどのくらい時間をかけたのか、プロジェクトを横断して把握することができます。 

Togglはデスクトップ版がおすすめ

デスクトップ版は、「 タイムライン機能 (Timeline feature)」があります。
これは、パソコンを操作している間のアクティビティを自動で記録してくれる機能です。
これにより、タイムトラッキングするかどうかはさておき、パソコンで何をしていたのかがざっくりと後からでもわかるようになるので、ログし忘れていて後で入力したい時に記録を参照できて便利です。
パソコンのアクティビティのレベル(どのくらいPCを操作しているのか等)も表示してくれるので、後から見返すと結構おもしろいです。 

Googleカレンダーと連携で、作業時間をカレンダー上で可視化

こちらで紹介されているスクリプトを導入することで、Togglでトラッキングした記録を自動でGoogleカレンダー上にイベントとして転記できます。
これが便利なのは、カレンダー上で自分の行動ログが視覚的に把握できるようになるので、後で自分の行動を日別に把握しやすくなります。
隙間時間が意外とあったり、どの時間が自分がだれやすいのかとか、客観的に把握できるようになるのでおすすめです。
これらを組み合わせることで、Todoistにタスクを入力→作業開始時にTodoist上のTogglボタンをクリック→自動でToggl上の該当プロジェクトが入力された状態でトラッキング開始→作業終了時に再度ボタンを押して終了→Googleカレンダーに自動転記という一連の流れを作ることができます。 

まとめ

というわけで、Toggl(とTodoistの組み合わせ)を活用した時間管理の方法について説明しました。
ちなみに私は、これらの方法に加えて、FitBitの睡眠ログ機能とそれをGoogleカレンダーに転記する自家製スクリプトを活用することで、活動時間のほぼすべてが自動でカレンダー上に表示されるようになっています。
自己管理の一歩は可視化から。
というわけで、この記事が参考になれば幸いです。

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