時代は急速に変化し、今やビジネスにおいてテキストコミュニケーションは欠かせないスキルとなりました。
特にテレワークや在宅勤務が当たり前になった現代社会においては、効率的なテキストコミュニケーションがますます重要視されています。
本記事では、
テキストコミュニケーションスキルを身につける方法や、相手の反応や気持ちを読み取る方法など、
実践的なアドバイスをご紹介します。
相手がテキストコミュニケーションを苦手としている場合の対処法も解説。
ビジネスシーンで必要なスキルを身につけて、成功への道を切り拓きましょう。
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目次
「テキストコミュニケーション」スキルが求められる理由
理由
テキストコミュニケーションとは、LINE やチャットなどのように、ネット上で行うテキストによる双方向のコミュニケーションです。
従来の対面式や電話などのボイスコミュニケーションでは、リアルタイムに相手の表情、しぐさと声のトーンなどを感じることができるので、言葉の内容よりも雰囲気や感覚で内容を伝える・理解することができました。
しかしテキストコミュニケーションは「文面」で、しかも、非リアルタイムに、意図や内容を伝えなければなりません。
文字のみで真意を伝え、理解してもらうことは想像以上に難しい。ただ書くのではなく、相手に理解してもらえるように正確かつシンプルに書いたり、文章で行う「気づかい」が大切です。
■ ビジネスでテキストコミュニケーションが主軸になっている
もともと「メール」によるテキスト・文面での連絡は昔からありました。しかし、LINE などの SNS ツールが全盛を迎える昨今、文章でのコミュニケーションは、メールのようないわゆる「手紙」マインドから、LINE のような、「会話」マインドにシフトしています。
加えて、テレワークが広まり、オフィスワーカーは自宅などで個人単位で仕事をするようになった結果、非リアルタイムのテキストコミュニケーションが増加しました。
非リアルタイムであることから相手や自分の仕事の時間に割り込む可能性が少なく、エビデンス（証拠）が残るテキストコミュニケーションは現在のビジネススタイルには適合しています。
■ テキストコミュニケーションによる誤解を防ぐことが重要
テキストコミュニケーションは文章で伝えることから一見「正しく」情報が伝わるように思いがちです。
しかし、生活の中で「言葉」を「声」で発してコミュニケーションをとってきた私たちは、前後の状況や表情、しぐさを元に「なんとなくの雰囲気」で意思疎通をしている面が大きいのが実際です。言葉で伝えていた内容は「単語」の伝達であることが多く、実は「文章」での会話は行えていません。
「あれ何？」「雰囲気が悪かった」「資料」「印象に残らない」「修正よろしく」と、実際はこの５単語で成立するのが声によるコミュニケーションです。
指示（依頼）は「Bさん、修正よろしく」で完結しています。しかしテキストコミュニケーションでは、この会話の流れでは正確に伝わりません。
このテキストコミュニケーションは指示が正しく伝えられていない「悪いテキストコミュニケーション」です。
悪いテキストコミュニケーションは指示が適切に伝わらず、誤った作業をしてしまったり、目的に沿った成果が得られません。相手の気分を悪くすることもあり、チームワークが乱れる原因にもなります。
よい「テキストコミュニケーション」に直してみましょう。
シンプルだが伝えることは省略せずに伝える。依頼内容を明示して期限を明記する。相手への気遣いを忘れない。テキストで表現することは大変ですが、省略して困るのは最後は自分です。
より適切に表現することで誤解や齟齬を無くす必要があり、テキストコミュニケーションスキルはビジネス上の重要なスキルとなっています。
テキストコミュニケーションを上手に行う文章テクニック
文章テクニック
テキストコミュニケーションの基本となる「文章」で注意するべきポイントです。
私たちは「日本語」を使っているようで正確には使えていません。雰囲気や感覚でコミュニケーションをとっているからです。しかしテキストコミュニケーションは感覚では成り立ちません。
テキストコミュニケーションで正確に情報を伝え指示を出すために、正しい日本語文章テクニックを覚えましょう。
■ 「誰が、誰に、何を、いつまでに、どうするのか」を明記する
文章としては基本ですが、会話となるとなかなかできないことに「主語」と「述語」をきちんと書くというのがあります。
私たちが日ごろ使い日本語は、曖昧なことを許容する言語のため、日々の会話で主語を強く意識することはありませんが、テキストコミュニケーションでは相手は察してくれません。むしろ自分に都合の良い方向で解釈します。
テキストコミュニケーションで正しく意図を伝えるためには「誰が」「誰に」「何を」「いつまでに」「どうしてほしいのか」を文章で明記しましょう。
- 誰が
- 誰に
- 何を
- いつまでに
- どうしてほしいのか
■ 曖昧な表現を用いない、言葉の定義を明確にする
会話は気持ちを伝えるものですが、テキストコミュニケーションは情報を伝えるものです。
気持ちは曖昧でも伝わります、しかし情報は正確性を持たなければなりません。
誰がいつ読んでも、同じ意味で理解できるように、言葉を正確に、単一の解釈となるように記述します。
あいまいな表現をしない
「表示が正しいことを確認する」、実はこの文章は曖昧です。何をもって正しいと判断するのかが明記されていません。
「ランプの表示が青点灯していることを確認する（青＝正常、赤＝エラー）」表記とすることで、相手に「やってほしいこと」が正確に伝わります。
言葉を定義する
意図を正確に伝えるには「言葉を定義し正しく使う」ことが必要です。
言葉の定義とは、意味、内容を明確にすることです。「就業時刻が過ぎたらランプを赤に変える」は一見あいまいさが無いように見えますが、もしランプが複数設置されていたら、どのランプを操作すればよいかわかりません。
「就業時刻が過ぎたらランプ（※ドア右上の勤怠確認ランプ）を赤に変える」のように「ランプ」が「何」であるかを定義・明記することが、コミュニケーション齟齬の防止に役立ちます。
「ランプ」のような一般的な名刺ではなく、「勤怠確認ランプ」のように固有名詞を使い、必ずその１点のみを表すように心がけます。
■ 省略しない
伝えるべき内容は、必要な情報を省略せずに明示するようにします。
相手は行間を読んではくれません。
「業務が終了したら電源を落とす」ではなく「業務が終了したら自分が利用していたパソコンの電源を落とす」と省略せずに記載します。
■ 箇条書きにする
要点を箇条書きにすることで正しくポイントや要素を伝えることができます。
要点をシンプルに正しく伝えることについて、箇条書きはとても便利な手法です。相手も読みやすい。
テキストコミュニケーションを円滑に行う「気づかい」テクニック
文章テクニック
テキストコミュニケーションは、ただ情報を伝えればよいというものではありません。
テキストコミュニケーションはテキストによるコミュニケーションです。会話だと理解し、声に出してコミュニケーションをとる場合と同じように、「あいさつ」や「きづかい」をすることが円滑なコミュニケーションにつながります。
■ あいさつをすること
朝いちばんのテキストチャットなら「おはよう（おはようございます）」の一言を。
急な連絡なら「突然申し訳ない（突然失礼します）」の一言を。
最初に一文、あいさつや、気遣いを入れることで、受け取り側の印象は大きく変わります。気持ちよいコミュニケーションを行うためにも、日常の挨拶をそのままテキストコミュニケーションに取り入れます。
忘れないようにしたい「あいさつ」例
- おはようございます
- お疲れさまです
- 急な話で申し訳ないが……
ただし、あいさつ以上の余計な会話はテキストコミュニケーションでは不要です。
「おはようございます。今日は雨ですね、傘買わないといけないですね、ところで、今日の仕事ですが」のように、伝えたい内容の前に雑談を入れると相手は雑談を読まなければ本題がわかりません。
あいさつは大事です、ただし、あいさつのあとは速やかに本題に入る文章を心がけてください。
■ 注意する前に褒める
テキストコミュニケーションは、そのままでは冷たい印象を与えがちです。ただし、上司ともなれば時には部下に注意しなければならないこともあります。
テキストコミュニケーションで注意するときほど「気を使って書く」ことを意識します。具体的には、一度良いところを見つけて褒めてから、注意（啓蒙）します。
■ 感謝の気持ちは明記する
テキストコミュニケーションで気持ちを伝えることは想像以上に難しいことです。日常会話ではゼスチャーや雰囲気で感謝の気持ちを伝えることができますが、テキストコミュニケーションは雰囲気では感謝は伝わりません。
「ありがとう」「助かった」「君がいてよかった」などの感謝の言葉は、テキストで明示することでのみ相手に伝わります。
相手に感謝の気持ちを伝えるときは、直接、はっきりと明記をします。
■ 理由をきちんと説明する
テキストコミュニケーションで相手に指示や依頼をするときは、理由や目的を必ず明記します。
テキストで指示や依頼を出しただけでは、「なぜ（それを）するのか？」について疑問に思われていることもあります。しかし、相手の表情がわからないテキストコミュニケーションでは、空気を読んで必要な場合に説明することができません。
- ○○のために、やってほしい
- ○○が△△であることがわかった、△△を■■に修正しないとエラーになるので、明日まで修正してほしい
目的や理由は細かく書く必要はなく、シンプルな文章で説明するほうが、読み手の心象もよくなります。
ブログで鍛えるテキストコミュニケーション力
鍛える
テキストコミュニケーションに必要な文章力を鍛えるためには「ブログ・アフィリエイト」での実践をお勧めします。
ブログは相手に読んでもらわなければなりません。興味を持ってもらい、読みやすい文章で真意を伝える文章力が必要であり、結果として閲覧数や評価でフィードバックが得られます。
またアフィリエイトは読者に購買まで進んでもらう必要があり、文章だけで読者をその気にさせるテクニックが必要です。
文章に「熱意」や「思い」を入れなければ成功しません。ブログ・アフィリエイトを実践することで、圧倒的な文章力を身に着けることが可能です。
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ポイント
見ればわかる、初心者でも簡単に始められる
ブログ・アフィリエイトの始め方を紹介します
上手にテキストコミュニケーションを利用して、これからのビジネスライフをより一層、楽しく充実したものにしてくださいね。
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