ブログ「公務員ってどうなの？」のこむぞうです。
あなたは、日々のスケジュール管理をどうしていますか？
スマホ、カレンダー等の様々な管理方法がありますが、私は断然手帳、特に「とじ手帳」を推します！
「とじ手帳」というのは、システム手帳のように中身を定期的に入れ替えたりできない紙の手帳のことだよ！
スマホアプリは、綺麗に整理できるしスマホごと管理すればいいので持ち運ばなくて便利です。
システム手帳は、継ぎ足しができるので記入スペースを気にせず、ブレーキをかけずに記入できます。
こういった「とじ手帳」以外の素晴らしい管理方法もありますが、後述のとおり私は「とじ手帳」を推します！
今回のこむぞうさんは、特に楽しそうだなぁ・・・。
とじ手帳にはこういう魅力があります。
とじ手帳を使うと、実はこういったメリットがあります。
- スケジュールをまとめることができる（目標に向かって前進し続けることができる。）。
- 思いついたこと又は記録しておきたいことをすぐに書くことができるので忘れにくい。
- システム手帳のようにいっぱいになったら入れ替えたりしなくていいし、毎年選ぶことができる。
- 仕事中でも開きやすい。
- 心の整理ができる。
太字の部分が意味深～
一方、デメリットもあります。
- 使い切りなので、毎年買う必要がある（1年分なら、その1年が終わったら終了）。
- 記入スペースに限りがある。
- 保管スペースが必要
- 持ち歩く必要がある（忘れたり、なくすと困る。）。
こういったデメリットこそありますが、自分にあった手帳を使っていると相棒のように側にいてほしくなります。実際常に助けてくれる存在です。
では、一つずつ解説していきます。
研究成果のような立派なものでもなく、単なる私の実体験ですけどね。
メリット1「スケジュールをまとめることができる（目標に向かって前進し続けることができる。）。」
手帳としては当然の機能です。しかし、会議、研修、出張等の予定だけを記入していませんか？
手帳は、素晴らしい相棒です。こんなことも書いてしまいましょう！
- 手帳を開いた1ページ目に今年叶えたい目標を記入する。
- 事務スケジュールを記入する（例えば、3週間後に完成したいなら、完成予定日の2週間前に「○○事務の起案書類着手」、完成予定日の1週間前の予定に「〇〇事務起案」等とあらかじめ書いてしまう。）。
- 職場の同僚等の予定
手帳を見るのはあなただけ。いつか変更することになってもいいから何でも書いておこう！
未確定の予定は、結構あなたにとって重要です。また、職場の同僚等の予定を把握しておくと、決裁、相談、自分の年次有給休暇等の予定も立てやすくていいですよ！
毎朝時間割をみっちり作ると時間外勤務が減る。
毎朝時間割を作るだけで時間外勤務が激減します（「真の「安定」を手に入れる シン・サラリーマン――名著300冊から導き出した人生100年時代の攻略法」）。
理由は、この4つ
- 順番を間違えない。
- 目の前の作業に集中することができる。
- 「パーキンソンの法則」（仕事の締切に余裕があると、それに合わせてだらだら作業を進めてしまうこと。）を防ぐことができる。
- 時間外勤務をすべきか明確になる。
スケジュールをまとめるということは、時間を作ることにもつながります。是非手帳を使ってやってみてください。
ポチップ
ちなみにこの本、読みやすいけど600ページもある分厚い本だから、電子書籍で買った方がいいよ。
それなのに読みやすいのは、すごいことですよね。
メリット2「思いついたこと又は記録しておきたいことをすぐに書くことができるので忘れにくい。」
代表的なものは、いわゆる「To Doリスト」です。案外これを書いていない人はいるのではないでしょうか？
「To Doリスト」というのは、やるべきことリストのことだよ。
私だと、このように左側に□を書いてチェックボックスを作り、完了したらチェックボックスを塗りつぶします。
右端の「6/7」といったオレンジの記号は、完了した日です。「いつ終わったか」という記録は、いつか役に立つことがありますし、何より達成感を感じられるのが楽しいです！
To Doリストは、「あ、あれやらなきゃ！」と思いついたときにすぐ書こうね。後回しは、厳禁！
「すぐ書ける」というメリットは、活用しないとね。
スマホアプリだと、「スマホを持つ」→「アプリを探す」→「アプリ起動」→「入力箇所に移動」→「入力」という工程が意外と手間なんだよな。
「覚えておかなきゃいけない」っていうストレスからも解放されるというのもいいよね！
手書きは、記憶に残りやすい。
手帳から少し話がそれますが、手書きは記憶しやすいことを御存じでしょうか？
ブリストン大学及びカリフォルニア大学ロサンゼルス校の共同研究では、手書きでノートをとる学生とノートパソコンでノートをとる学生を比較したところ、手書きの学生の方がよい成績を上げ、より長い時間にわたって記憶が定着し、新しいアイデアを思いつきやすい傾向にあることが明らかになりました。
また、ノルウェーのスタヴァンゲル大学及びフランスのマルセイユ大学の共同研究では、手書きグループとタイピンググループにそれぞれ20文字のアルファベットの文字列を暗記してもらい、3週間後、6週間後にその文字列をどれだけ記憶しているかテストをしたそうです。結果は、手書きの方が記憶に残りやすいことが示されました。
さらに、手書きとタイピングの脳の働きをそれぞれMRIでスキャンしたところ、手書き中のみ、言語処理に関わるブローカ野が活性化していることが明らかになりました。
手帳を持ち歩いて、学んだこと、気づいたことを書きとめれば、自己成長につながってよりよい自分になれるのではないでしょうか？
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メリット3「システム手帳のようにいっぱいになったら入れ替えたりしなくていいし、毎年選ぶことができる。」
使い切りというのがかえって楽です。
もし紙面が不足するなら、大きめの付箋等を貼って継ぎ足しましょう。
でも、システム手帳みたいに中身を入れ替えて自分なりにカスタマイズする楽しみもあるよね！
この点は、好みだな。
また、毎年買い替えるので、サイズを選ぶことができます。
ポケットに収まるサイズがいいのか、広いスペースで書く方がいいのか。なかなか判断に迷うところです。地方公務員のように異動で担当業務が大きく変わる人は、担当業務に合わせて手帳を換えてもいいでしょう。
特に自分の最適な手帳が分からないときは、毎年サイズを変えて確かめてもいいよね。
デスクワークが多いならB6サイズ以上、現場に出ることが多いならポケットサイズを選ぶといいですよ。
メリット4「仕事中でも開きやすい。」
スマホでスケジュール管理をすると、相手方の目の前でスマホを確認するということになります。
会話中にスマホをしている姿は、相手から不愉快に感じられてしまうことがあります。マナーとして注意した方がいいでしょう。
スマホって何でも入っているから便利だけど、大切な仕事の話をしているときにゲームやSNSをしているようにも見えるから、相手によっては不愉快に思われるかもね。
まさにそのとおり！手帳のハウツー本を読んで知ったけど、広報担当の打合せで「打合せのときに手帳を持っていない広報担当は、信用できない。」なんてインタビューもあったくらいだ。
メリット5「心の整理ができる。」
これが一番のメリットかもしれません。
いいことがあったら手帳に書いてみましょう。後から見返すとやる気が出ます。
嫌なことがあったら手帳に書いてみましょう。「あのときそんなことを考えていたのか。」と過去の自分を笑って、嫌な気分はすぐなくなると思えるようになります。
また、シカゴ大学の心理学者シアン・バイロック教授は、不安を書き出すことで心配事が外に吐き出され、ワーキングメモリー（情報を一時的に保つために何か目的を持って作業するときに使われている記憶力）がリセットされ、空き容量が増やせるという実験結果を出しました。
シアン・バイロック教授は、書籍「なぜ本番でしくじるのか—プレッシャーに強い人と弱い人」を出版していますので、よかったら参考にどうぞ！
ほかにも、例えば、その日、小さくてもいいので、新しい冒険にチャレンジしたら、あなたにとっていい結果だったときだけ、やった内容と感じたことを手帳に記録していきましょう。
「ふらっと入ったお寿司屋さんのランチが絶品だった。ディナータイムに白木のカウンターで板前さんと向き合う勇気はないけど、ランチなら高くても数千円。これからは高級店も責めてみたいと思った。」等
これは、「冒険ノート」という自己肯定感を高めるワークです。書籍「何があっても「大丈夫。」と思えるようになる自己肯定感の教科書」で紹介されています。
人は期待されるとその気持ちに応えるような行動を採りやすくなるという心理「ピグマリオン効果」を自分自身に向けて生じさせるもので、これにより「冒険するといいことが起こる。成功する。」という経験が蓄積され、自己決定感、自己有用感が高まり、自己肯定感が強くなっていきます。
ほかにも、この書籍には、その日よかったことを3つ書きだすというワークを21日間続けることで「自分にはいいことが起きるはず！」というマインドに変えられる「スリー・グッド・シングス」等の自己肯定感を高める方法が紹介されています。是非とじ手帳を使ってやってみてください。
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エクスプレッシブ・ライティング
「心の整理」として、エクスプレッシブ・ライティングというテクニックがあります。自分の中に湧いてくる思考や感情を紙に書くというもので、アメリカの心理学者ジェームズ・ペネベーカーによって考案されました。
ただ思ったことを隠さずにそのまま書くだけですが、次のような効果が期待されています。
- 良質な睡眠が得られる。
- 人間関係のストレスが緩和される。
- 面接、試験等でも緊張しにくくなる。
ネガティブ感情の処理は、理性の脳と呼ばれ、自己コントロールを司る脳の前頭葉で行われています。エクスプレッシブ・ライティングを行うことで前頭葉の処理機能が起動し、抱えているネガティブな思考及び感情、仕事及び人間関係によるストレス等が整理されてクリアになるのです。
エクスクレッシブ・ライティングを行う場合は、1回20分以上を4日以上継続すると効果的です。しかし、そこまでやらなくとも私にはとても効果がありました。
ちなみに、手帳に書いたなら、しばらく経ってからそのページを見返すと「何でこんなことに悩んでいたんだろう？」と当時の自分をおかしく思えたりしますし、それをおかしく思う自分が成長した気がしますのでとてもお勧めです。
なお、良質な睡眠を得たい場合は、次の方法をお試しください。
- ベッドに入る1時間以上前に行う。
- 20分以上書き続ける（何も書くことがないなら「何も書くことがない。」とそのまま書く。）
- 書いたものを残したくない場合は、それを捨てる。
- 以上のことを4日以上続ける。
なお、この手法は、「超ストレス解消法 イライラが一瞬で消える100の科学的メソッド」で紹介されていましたので、もしよければそちらも御覧ください。
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デメリット1「使い切りなので、毎年買う必要がある（1年分なら、その1年が終わったら終了）。」
とじ手帳を買う第一の障害ですね。
スマホアプリなら無料なのに、とじ手帳は費用がかかるわけですから、やはり抵抗がありますね。
でも、「あれっていつだっけ？」とか「あのとき何を言われたんだっけ？」といった仕事が進まない状態がなくなるんだから、時間単価にすると手帳がある方がいいよね。
デメリット2「記入スペースに限りがある。」
とじ手帳第二の障害ですね。
書いておこうと思ったことを書くにも、記入スペースに限りがあると、書く前にどう書くか考えてしまったりして、自由な発想の障害になりそうです。
そういうときは、大きめの付箋を使えば解決です！
デメリット3「保管スペースが必要」
特に使い終わった後どうするかが問題となります。
数年分くらいならいいのですが、使い続けると部屋のスペースをとるでしょう。
こういうときは、スマホアプリがいいなって思うね。
気になるならスキャンしてデータ保存に切り替えてもいいけど、やはり面倒だな。
私は、思い出として残すつもりでいるよ。40年分なら段ボール1箱くらいだしね。
デメリット4「持ち歩く必要がある（忘れたり、なくすと困る。）。」
個人的にはこれが一番のデメリットです。
スマホアプリならスマホを忘れなければいいのですが、手帳については、そうもいきません。
スマホを持ち、仕事用の資料を持ち、その上で手帳を持つと、何かと持ち物が増えるのも辛いですね。
私も何度か家に手帳を忘れています。
一時期忘れてもいいように手帳をスキャンしていましたが、面倒になりました。
まとめ「4つのデメリットを踏まえても「とじ手帳」は、持つべき！」
5つのメリット、4つのデメリット。
デメリットの数よりメリットの数が上回っていることだけでなく、これらの内容から考えても「とじ手帳」を持った方がいいと考えます。
個人的な感想ですが、手帳を持つようになってから明らかにストレスが減りました。
手帳に書くことが増えるので、仕事も楽しくなりましたね。
最初から上記のメリット・デメリットを考えたわけではありませんが、私が本格的に手帳の効果を実感したのは、次の手帳の活用法からでした。
- 「2週間前になったら〇〇をしよう」と思い立ったことは、手帳にスケジュールとして落とし込めば忘れない。
- いいことがあったら手帳に書いてみる。→後から見返すとやる気が出る。
- 嫌なことがあったら手帳に書いてみる。→「あのときそんなことを考えていたのか。」と過去の自分を笑って、嫌な気分はすぐなくなると思えるようになる。
ここから徐々に徐々に、手帳のいいところ、悪いところを感じて、今に至る、というところです。
手帳の効果は実証済みです。迷わずお金を出してでも買って、人生を楽しんでいきましょう！
ちなみに私のおすすめの手帳は、「4月始まり手帳週間レフト式おすすめ6選」という記事を御覧ください。
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