会議を開催すりゃ何か決まる！そんな訳ないでしょ。この記事では具体的なエピソードとして、とりあえず会議を開く「会議厨」を紹介する。そして、無駄な会議を避け、実りある時間を生むための具体的な方法を紹介しよう。
- 生産性を害する同僚(部下・上司)がいる人
- 組織の時間管理のコツを知りたい人
- 雰囲気に飲まれやすい事に悩んでいる人
ども！過酷なパワハラ環境から自力で脱出した脱獄リーマンこと高岡遥也です！
効果的な会議の開催・参加方法を学ぼう。そして、まずはあなたのチームだけでも生産性を高めてくれ！今回は会議の「選別」を扱うよ。会議事態の効率化は例えば、下記の記事を参考にしてくれ！
会議厨の会議開催を断れ！
会議は、チームの生産性を高めるための重要なツールだよね。しかし、形式ばかりにこだわった会議は、時間の無駄遣いになる。特に会議厨がいる場合は、細心の注意を払う必要があるよ。
効果的な会議の開催・参加を心がけないと、何も生み出さない空回りの時間が出来る。それどころか、生産性が下がり、モチベーションも下がる。最後には給料も下がるぞ！
会議厨とは
会議厨は、とりあえず会議で何とかしようとする無能な奴らの事だ。無駄な会議ばかり重ねて実際の行動や生産性がない人々を指す。もちろん、巻き込まれた人も生産性を失う。
会議厨が設定する無能会議
無能会議の設定例を挙げてみよう。
- 問題の本質を議論しない会議
- 単なる意見出しに終始する会議
- 課題を先送りするための会議
- 議題が曖昧で、結論が出ない会議
- 全て課題をお持ち帰りする会議
- 同じ議題を何度も議論する会議
代表的なものはこんなところだ。何かしらあなたの職場でも思い当たることだろう。
会議厨に巻き込まれる事の怖さ
会議厨の無能な会議に巻き込まれると、様々な被害が想定される。時間とコストの無駄はもちろん、プロジェクト遅延や生産性低下など、深刻な支障をきたす恐れがあるんだ。もちろんパフォーマンスが落ちることで、あなたの昇進や給料アップへの道も閉ざされていくよ。
時間の無駄
無駄な会議に時間を取られ、本来の業務に専念できなくなる。生産性が低下する。内職をするとしても、生産性は著しく下がっていることに気付こう。
モチベーションの低下
建設的な議論がなく、結論が出ない会議が続く。作業意欲が削がれ、士気が低下する。そして、自分の存在意義が見いだせない時間が増える。周囲もモチベーション低く参加してくるので、自分もそれに飲まれる。
意思決定の遅れ
決断が先送りされる。先送りされた期間、決断に必要な材料がなにか再考したりする自分の無駄な時間も発生する。結果として、機会損失が発生する。
業務の停滞
本質的な議論や決定がなされないため、業務そのものが前に進まなくなる。
ストレスの増加
無駄な会議の連続でストレスがたまる。塵も積もればで、メンタルヘルスを損なう一因になる。
エピソード「会議厨」
会議厨が暴れ回る例は枚挙に暇がない。ここで、実際のエピソードを2つ紹介しよう。
説明会を求める会議厨
佐藤と申します。とある自動生産機械の製造メーカーで勤務しています。先日、営業部門から技術的要件Aについて、意見交換の要望があったんです。僕たちは予め説明資料を1週間前に提供した上で、技術的要件Aの説明を行いました。
会議当日。先方からは、会議の目的の説明がなく
それじゃ、まず技術的要件Aを説明して貰えませんか？
と言われました。仕方なく、僕たちは説明資料通りの進行で時々よりわかりやすい表現を用いて説明をしました。しかし、営業部門からは質問が無い。
ありがとうございました。またこちらに質問事項が出たら会議を開催しましょう。
と言って終わらされました。
果たして、会議の意味があったのだろうかと疑問です。会議は情報共有だけじゃなく、双方向のコミュニケーションが必要なはずですよね。
後日、営業部門から質問がありました。僕は「前回の会議資料の3ページに書いてありますよ。」と伝えました。そして「具体的な要件が無いようであれば、会議開催は中止しましょう」と伝えると、以降連絡は途絶えたのでした。
案件先送り会議厨
園田と申します。私の率いるプロジェクトは課題が複雑化していました。そしてその課題に関して会社の損益を左右する判断が求められるタイミングになりました。
そのため、課題を整理した上での、1時間ほどかけて私の上司の課長へ提案を報告したのです。そこで上司が一言。
再来週にミーティング設定してくれる？じゃ、次があるから。
そして課長は席を離れました。気づいていただきたいのは、今回、何も上司から意見を貰っていないことです。私は、仕方なく会議をセッティングし、改めて会議をしました。上司の意見がないので、こちらの提案をもう一度説明し、それをもう少し詳しく説明をしました。
難しい案件だなあ。持ち帰って検討しますね。
結局、その場では判断せず。最初と2回目の会議の内容には、ほとんど全く違いがなく、結局上司はまともな意見を何一つあげてくれませんでした。3回目の会議もやらされるかもしれません。一体、決断はいつになるのだろうかと思います・・・。
会議厨の対策
会議厨の本質的な問題は、不要な会議を開催してしまうことにあるんだ。そういった無駄な会議を未然に防ぐ対策を挙げていこう。
会議厨には必要性を常に問う
会議を提案された時、開催の目的や必要性を具体的に確認しよう。情報共有のみであれば、会議以外の手段(メール、資料配布など)で済ませられるはずだ。
単なる打合せや意見交換であれば、関係者での簡単な話し合いや、予め共有ファイルに意見を書かせる事もできる。意見交換は、参加者がそれらを見た後で実施した方が効果が高い。
会議開催・参加の原則的な基準を設ける
会議の開催・参加をするための原則的な基準をチーム内で合意しておこう。チームが無理でもあなた自身の軸を持っておくと良い。例えば、重要な意思決定が必要、複数部署への影響が大きい、プロジェクト活動への関与が必須、とかね。
そして、特に会議厨に対しては厳しくそのルールを適用していくようにしよう。
基準を満たさない案件は、会議開催・参加を控える。適切な開催頻度を決めておこう。下記の記事で挙げた重要性と緊急性のマトリックスを参考にしてもらうと、その整理の助けになるはずだ！
代替手段を活用する
もう今の時代は会議を減らせる手段が山ほどある。
情報共有やスケジューリングといった目的であれば、社内SNS、チャット、スケジューリングツールを利用できる。プロジェクト進捗や課題共有はプロジェクト管理ツールでも行える。
会議に固執せず、目的に応じた適切なツールやプロセスを選ぶことで無駄な会議は大きく減らせるはずだ。例えば、社内SNSツールを紹介する下記のようなサイトを参考にしてみると良いよ。
おわりに
会議を開く前に、開催・参加の妥当性を常に問い直すしてみよう。不要な会議が開かれないよう、目的別の代替手段を積極的に利用し、本当に会議が必要な場合のみ、適切な参加者を集めて開催する、という姿勢が不可欠だ。
会議厨が無闇に会議を重ねてしまう弊害を防ぎ、生産性の高い職場環境を実現しよう！
それでは！お疲れ様でした！
無能なやつシリーズは他にも色々あります。
30代半ばのサラリーマンです！入社早々から4-5年は、周囲の上司や先輩に酷く追い詰められた経験あり。早朝深夜残業サービス当たり前。今ではそんなしょうもない類の人達を努力で出し抜いて成績優秀者として報奨を得たり役職者になる事ができました。自由に、楽しく、家族第一、それでも活躍できるサラリーマンを日々目指しています。苦しみ悩む社会人を応援するためにブログ発信を決意。
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